名刺の保管方法って皆さん、どうされていますか。私は、数年前までは『あいうえお』順のファイルに保管していたのですが、すごい枚数となり、ファイルがあふれてしまった事と、名刺の検索に時間がかかりすぎるためにやめました。
今はどうしているかというと、名刺をスキャナして、その後の名刺は、時系列に箱に収納しています。今のスキャナとそのソフトは便利で、名前検索からメールアドレスの自動登録までやってくれます。
また、時系列で収納する事により、同じような仕事をする際に、協力してもらえる会社の検索が楽になりました。この収納方法はお勧めですよ。
名刺の一番の役割は、『名前、連絡先』をお知らせするという事です。
私は、仕事柄、年間数千人の方と名刺交換を行います。
その名刺を元に連絡を取ろうとしても、たまにこういった方がいらっしゃいます。
それは、電話しても他の方が出る。
メールを送ろうとしても、誤送信となる。
といった具合です。
特に、インターネットが普及し、メールアドレスを記載するようになってから多くなったように感じます。
今は、写真付きだったり、名刺の紙質を工夫したりと、様々ありますが、やはり名刺の基本は、自分の名前、連絡先を相手にお知らせする事ですので、作成する際には、再三のチェックをしましょう。
私の職業柄、多くの協力会社の方から名刺を頂く機会があります。
多い場合は、月で頂く名刺の枚数は100枚を超える場合もあります。
会社名や各業者の得意とする分野などで仕分けを行っているのですが、実際にその業者の方へ連絡したい際になかなか、顔が浮かんできません。
その際に、助かる名刺とは、写真が入っていて、ローマ字等で読み仮名が入っているタイプのものです。
写真の入っているタイプの名刺は、文字だけのタイプに比べて、値段も高くなる傾向がありますが、名刺とは本来、自分自身を売り込むためのものです。
写真があるだけで、その後の話もしやすいという事もありますので、一種の投資と考えて購入してみてはいかがでしょうか。
仕事ができる人ほど、たくさんの名刺が集まってくることでしょう。
最初のうちは良いのですが、だんだんその枚数が多くなってくるにつれて整理そのものが億劫になってきます。
一旦億劫に感じてしまうと、後はどんどん嫌になってしますので、名刺の整理はできるだけ早いうちにやっておくことをおすすめします。
特に、複数の業種にまがたってたくさんの人と名刺交換をするような立場にある人の場合は、業種別に分類するのは基本中の基本です。
いざその名刺を探そうと思った時に、業種別だと目的の人以外にも良さそうな人を見つけることがあります。
良く名刺にローマ字を使うことがありますが、このローマ字表記は
一般的には日本語の文字よりもかなり小さい活字が使われているようです。
そして、中にはローマ字が小さすぎて読めないほどの名刺もあるようです。
これでは何のためのローマ字表記なのか分かりません。
せっかく難しい漢字の氏名などをローマ字で補足しようとしても
小さすぎては効果がありません。
やはり名刺の活字は紙面とのバランスを考えてある程度は
大きいものを使うほうが良いのではないでしょうか。
名刺の活字は普通に読める大きさでこそ情報として役にたつことを憶えておきましょう。
名刺はアートではありません。
名刺の表側には顔写真があり、その他会社名からメールアドレスまで
ぎっしりと書き込まれていて、裏面には地図が目一杯掲載されている名刺は
受け取った人がそこになにかメモをしたい時に不便なものなのです。
名刺を受け取ってそこに何かメモをする人は多いのです。
例えばその名刺の主といつ会ったかと言う日付けなどをメモります。
ですから、名刺にはある程度の空白が欲しいものです。
また、空白があればいざと言う場合には仮の覚書や借用書、
領収書などの役目も果たすことができます。
腹八分ではありませんが名刺にも少し余白があると
何かと便利なものなのです。
仕事をしていると大勢の人と会いますし、その度に名刺を交換しますが、
常にコンタクトをとる相手の名刺はあまり名刺入れには入れておかないものです。
相手の電話番号などはいちいち名刺を見なくても憶えているからです。
しかし、名刺入れには自分の名刺を入れていますから常時携帯しています。
つまり、財布と名刺入れはいつも持ち歩くでしょう。
そこである人は名刺入れにも多少のお金を入れておくのだそうです。
それは財布を取り出すよりも名刺入れを取り出すほうが簡単だからとのことです。
確かに千円札を1枚名刺入れに入れておくと切符を買ったりする時に便利なのかも知れません。
名刺入れには自分の名刺が沢山入れてありますから、
その名刺入れを落としてしまったらすぐに交番に届けるようにしましょう。
善良な人に拾われたらその名刺入れは戻ってくるでしょう。
他人の名刺を悪用する人も居ますから身に覚えのない請求書などがそのうちに来るかも知れません。
そのような時に交番に紛失届を出しておけばそれが自分の名刺を他人が使ったという
証拠になりますから、トラブルになった時に申し開きができます。
もし、交番に紛失届を出していないと、このような説明をすることが難しくなり、話がややこしくなりかねません。
会うとすぐに名刺を出して挨拶をする人がいますが、
以前官公庁の事務所をクライアントにしていた会社の社長は、
事務所に行くと貴名刺受けにお辞儀をしながら自分の名刺を丁寧に入れていました。
名刺受けですから勿論相手の顔は見えません。
そして、それから事務所内の部屋に入ることができると、
全部の机に向かって名刺を置いてまわりました。
相手の人は忙しく仕事をしていますから口はききません。
そして、大きな部屋では何十枚もの名刺を机の端に置いていきますから、
下手をするとその事務所でご挨拶した名刺の枚数は100枚以上になります。
俗にこのような営業を名刺営業と言うようです。
会社を設立して仕事を始めてから名刺を使うのは様々な目的があります。それは自分の会社の売り込みが第一なのですが、同時に人付き合いの第一歩でもあるのです。例えその場で仕事に結びつかなくても、というよりはそんなに簡単に仕事に結びつくことはありませんが、とにかく小まめに名刺を配るべきでしょう。特に官公庁などの場合は名刺でのご挨拶が大切になります。官公庁で働いている役人はその役職が名前のようなものですから、その仕事場から離れると別の名前になります。しかし、以前の役職の時に受け取った名刺を捨てたりはしないようです。そして間接的にその名刺の主との人付き合いがあるのです。